Cara Menampilkan Deskripsi Barang Kedua Pada Surat Jalan

Pada pengaturan default Easy Accounting 5, untuk deskripsi barang pertama pada surat jalan selalu menggunakan bahasa Indonesia.

Lalu, bagaimana caranya agar deskripsi barang bisa menggunakan bahasa Inggris? Berikut adalah langkah-langkahnya:

1.   Pada dashboard jalan pintas, Klik Laporan – Rancangan Formulir

2. Di list daftar, klik Pengiriman Barang – Klik Ubah

3. Klik Desain Manual

4.  Klik Laporan – Variabel

5. Pilih Invoice Item > Klik Item Description >Edit formula <qryARInvDet.”ITEMOVDESC”&gt menjadi<qryARInvDet.”ITEMDESCRIPTION2″>kemudian Copy > Klik tanda centang warna Hijau

6.  Double klik pada tulisan [Item Description] > Ubah Formula, hanya di bagian kurung saja<qryARInvDet.”ITEMDESCRIPTION2″> menjadi <qryARInvDet.”ITEMDESCRIPTION2″> > Klik Ok > Simpan > Keluar

7  Klik Ok

Demikianlah cara  Menampilkan Deskripsi Barang Kedua Pada Surat Jalan di Easy 5. Semoga bermanfaat bagi Anda semua pengguna Easy Accounting System.

Cara Dan Langkah Membuat Penawaran Penjualan Pada Easy 5

User Easy sekalian dapat mencatat aktifitas Penawaran Penjualan kepada Pelanggan
(
Customer) pada Penawaran Penjualan dengan mengikuti petunjuk di bawah ini :

1.  Pada dashboard jalan pintas buka formulir Penawaran Penjualan yang baru dengan cara klik ikon Penawaran Penjualan.

 

2.  Isi formulir mulai dari Pelanggan >  Isi No. PenawaranDouble klik No. Barang > Pilih  Barang >  klik Simpan dan Keluar

 

Demikian Cara Dan Langkah Membuat Pesanan Pembelian Pada Easy 5. Semoga Bermanfaat

Input Uang Muka Penjualan via Jurnal Umum

Selain Uang Muka Pembelian yang bisa diinput di fitur Uang Muka dan Jurnal Umum, Uang Muka Penjualan juga bisa diinput melalui kedua fitur tersebut. Sama seperti Uang Muka Pembelian, jika tidak memerlukan invoice uang muka, Uang Muka Penjualan bisa diinput melalui Jurnal Umum. Langkah-langkahnya sebagai berikut;

Buat jurnal dari menu Buku Besar > Jurnal Umum klik baru atau dari menu Jalan Pintas > Jurnal Umum, namun sebelumnya pastikan akun Uang Muka Penjualan dengan tipe akun Hutang Usaha sudah ada. Jurnalnya sebagai berikut;

Kas/Bank (Debit) xxx
Uang Muka Penjualan (Kredit) xxx

Saat memilih akun Uang Muka Penjualan otomatis akan muncul pop up buku besar pembantu piutang seperti gambar diatas, oleh sebab itu pilih pelanggan yang bersangkutan.

Langkah selanjutnya, untuk mengurangi saldo piutang pelanggannya, saat melakukan Penerimaan Penjualan silahkan klik kanan diskon info di nilai faktur yang akan dibayar , isi nilainya sesuai dengan nominal uang mukanya. Agar Piutang Pelanggan tersebut berkurang senilai uang muka penjualan yang dibayarkan dan saldo akun uang muka penjualannya menjadi nol.

Mencatat Pelunasan Piutang dipotong dengan Hutang atau Sebaliknya

Bagaimana jika pelanggan / customer kita juga sebagai pemasok / vendor, sehingga piutang pelanggan ingin dipotong dari Hutang, berikut langkah2 mencatat transaksinya dalam sistem Easy Accounting System;

Sebelumnya siapkan satu akun dengan tipe Kas/Bank dengan nama misalkan Akun Silang Kas/Bank atau Akun Perantara Kas/Bank. Setelah itu lakukan transaksi berikut ini;

– Input transaksi Penerimaan Penjualan dari menu Jalan Pintas > Penerimaan Penjualan atau dari menu Daftar > Penjualan > Penerimaan Penjualan > klik Baru, pilih pelanggan lalu akun banknya diisi dengan akun bank yang telah dibuat sebagai perantara tadi. Ceklist faktur yang nilai piutangnya akan dipakai untuk melunasi hutang, jika nominalnya berbeda isi di kolom jumlah pembayaran senilai jumlah yang akan dipotong. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

– Input transaksi Pembayaran Pembelian dari menu Jalan Pintas > Pembayaran Pembelian atau dari menu Daftar > Pembelian > Pembayaran Pembelian > klik Baru, pilih pemasok lalu akun banknya diisi dengan akun perantara yang dipakai saat input penerimaan penjualan, ceklist faktur yang nilai hutangnya akan dipotong, jika nominalnya berbeda isi di kolom jumlah pembayaran senilai jumlah yang akan dipotong. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Dari pencatatan kedua transaksi diatas maka nilai di akun perantara yang dipakai saldonya akan nol.

Jika nilai piutang lebih besar, silahkan input kembali transaksi penerimaan penjualan senilai sisanya ataupun sebaliknya.

Metode lainnya menggunakan akun perantara tipe aktiva lancar lainnya, saat input penerimaan penjualan setelah ceklist fakturnya klik kanan di baris invoicenya lalu pilih Info Diskon, isi kolom Nilai Diskon sejumlah piutang yang mau dipotong, lalu untuk Akun Diskon diisi dengan akun perantara yang tipenya aktiva lancar lainnya tadi.

Begitu pun saat input pembayaran pembelian, kolom akun diskonnya disamakan dengan akun yang dipakai saat input penerimaan penjualan.

Menampilkan Nomor SO di Header Form Pengiriman Barang

Berikut cara memodifikasi template Pengiriman Barang / Delivery Order agar headernya bisa muncul nomor SO jika transaksi DO-nya menarik dari Pesanan Penjualan / Sales Order.Dari menu laporan > Rancangan Formulir > Pengiriman Barang > double klik nama rancangannya lalu klik tombol desain manual.
Ke tab data copy qryARInvdet setelah itu klik data tersebut, di sebelah kiri ada setingan properti, kolom Name dan UserName ubah namanya misalkan menjadi HEADER
Setelah itu klik menu laporan > variable maka akan masuk ke menu Edit Variable. Klik icon folder kuning (no. 1) akan membuat kategori baru (no. 2), edit namanya dengan cara klik tombol disamping icon no. 3 misalkan menjadi HEADER, lalu buat variable baru dibawah kategori HEADER tadi dengan mengklik icon no. 3, variable tersebut ganti namanya (no. 4) misalkan menjadi HEADER dengan mengklik icon samping no. 3. Kemudian cari variable SONo (no. 5) copy ekspresinya pastekan ke variable HEADER (no. 4).
Variable qryARInvDet.”SONO” ganti menjadi HEADER.”SONO” setelah itu klik tanda ceklist warna hijau (no.6) .Setelah semua setingan tadi sudah ok, silahkan ke tab Page1 klik icon A (no.1) buat 2 kolom baru (no. 2) untuk isi judulnya misalkan Nomor SO dan kolom untuk variable, double klik kolom tersebut maka akan muncul PopUp Memo klik icon ABC untuk memanggil variable HEADER seperti tampilan dibawah ini.Simpan variable tersebut, setelah itu klik tombol disket untuk menyimpan editan templatenya. Klik tombol OK, untuk menyimpan perubahan.
Maka setingan SO tadi akan tampil menjadi seperti ini;

Menampilkan Sisa Invoice Setelah Uang Muka / Down Payment di Template Faktur Penjualan

Berikut cara memodifikasi tampilan faktur penjualan agar total yang tampil adalah nilai setelah dikurangi down payment / Uang Muka.
Untuk setingan template sebelum build 3839 silakan lakukan hal berikut;

Copy variable data qryDP yang ada di faktur penjualan default, dari menu laporan > rancangan formulir > faktur penjualan double klik template default lalu klik desain manual, setelah terbuka ke tab data copy qryDP seperti tampilan diatas.


Setelah itu buka form template / rancangan faktur penjualan yang akan dimunculkan nilai sisa dikurangi DP-nya, ke desain manual lalu ke tab Data, paste variable data qryDP yang dicopy dari template default tadi.

Setelah itu klik menu Laporan > Variable cari variable “Down Payment” yang ada dalam folder Invoice ekspresi yang tadinya <qryARINV.”PAYMENT”> diganti menjadi <qryARInv.”BRUTOUNITPRICE”> lalu klik ceklist warna hijau untuk menyimpan setingan ekspresi variable tersebut.

Tambahkan objek untuk kolom DP dengan mengklik Obyek Teks yang ada disamping kiri (simbol huruf A), beri judul misalnya Down Payment lalu satu kolom lagi untuk variablenya yang isinya [Down Payment] diambil dari sisipkan ekspresi panggil variable Down Payment.

Lalu untuk kolom Jumlah / Grand Total yang tadinya isi variablenya isinya [Invoice Amount] ganti menjadi [<Invoice Amount>-<Down Payment>]  . Setelah itu klik tombol disket atau menu File > Simpan untuk menyimpan editan templatenya. Setelah keluar Ok-kan kembali.

Jika template create baru dari build 3839 tinggal ubah variable kolom jumlah / Grand Total yang tadinya isi [Invoice Amount] ganti menjadi [<Invoice Amount>-<Down Payment>]

Apabila menggunakan variable Say / Terbilang maka sebelum diprint silahkan klik tombol edit halaman (simbol kertas dan pensil seperti digambar) ganti kata2 terbilangnya, karena terbilang yang tampil adalah terbilang dari total di invoice. Setelah diedit klik tombol keluar jika muncul konfirmasi “Simpan perubahan ke halaman priview ?” konfirmasi Yes, agar editan tersimpan. Maka tampilan setingan tadi akan menghasilkan seperti ini.

Setelah Ok semua, print invoicenya.

Membuat Laporan Penjualan per Penjual / Salesman

Berikut cara memodifikasi laporan penjualan per Penjual / Salesman;


Laporan > Semua Laporan > Laporan Penjualan > Penjualan per Pelanggan Rincian lalu klik modifikasi ke tab Columns double klik folder penjual lalu ambil variable Nama Depan setelah itu kembali ke bagian Filters & Parameters > Selected Columns lalu ceklist informasi apa saja yang ingin ditampilkan.

Klik modifikasi kembali > ke tab Group > add Group Nama Depan Penjual posisi kolom Nama Depan Penjual dipindah ke paling atas menggunakan tanda panah hijau yang ada di samping kanan, kolom lain yg kolom show header dan footer masih tercentang unceklist. Lalu sorot kolom Nama Depan Penjual, dibagian Show header Nama Penjual diceklist dan untuk Show Footer di bagian kolom Jumlah, Nilai HPP dan Laba Kotor diceklist jika dibutuhkan. setelah itu ok-kan, maka tampilannya akan seperti ini.

Mengedit Transaksi Recurring Yang Sudah Dibuat

Untuk mengedit transaksi recurring yang sudah dibuat, hapus terlebih dahulu reccuring yang sudah dibuat. Dari menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik kanan hapus. Kemudian buat kembali recurring yang baru.


Note : – Jika hanya ingin mengubah salah satu nilai transaksi berulangnya klik menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah . Akan memunculkan tampilan formulir recurring yang telah dibuat.

Kemudian double klik kolom transaksi yang akan diubah, akan membuka form transaksi recurring yang sudah dieksekusi. Setelah itu ubah nilainya sesuai keinginan, klik tombol simpan dan keluar.


Jika ingin mengubah semua nilai transaksi berulang yang belum dieksekusi, recurring yang lama hentikan terlebih dahulu lalu buat recurring baru. Ke menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah. Ceklist kolom Diihentikan lalu klik tombol Simpan dan Keluar.

Recurring Transaction Feature

Di Easy 3 fitur baru selain Uang Muka ada Recurring Transaction (Transaksi Berulang) yaitu
fitur yang dapat memudahkan Anda menginput transaksi di formulir transaksi tertentu dimana
informasinya selalu sama, hanya dibedakan tanggal dan keterangannya lainnya.
Berikut transaksi-transaksi yang dapat di Recurring:

  1. Transaksi Faktur Pembelian (Purchase Invoice)
  2. Transaksi Faktur Penjualan (Sales Invoice)
  3. Transaksi Jurnal Umum (Journal Voucher)
  4. Transaksi Pembayaran Lainnya (Other Payment)

Transaksi Reccuring berfungsi untuk menyimpan detail dari informasi transaksi yang akan dijadikan perulangan lalu diset akan dilakukan perulangan berapa kali dengan rentang /jeda waktu berapa lama.

Pada saat jatuh tempo transaksi recurring Easy tidak otomatis membuat transaksi perulangan atas transaksi yang direcurring tersebut, Easy hanya memberikan peringatan / reminder saat tranksasi tersebut jatuh tempo untuk diekskusi.

Sebagai contoh berikut ilustrasi transaksi recurring di jurnal umum / journal voucher, jika kita akan menginput beban kantor yang setiap bulan sama biayanya dan biaya tersebut harus dikeluarkan setiap bulannya.

Buat Jurnal Umum yang akan dijadikan transaksi reccuring, dari menu Jalan Pintas > Jurnal Umum atau dari Buku besar > Jurnal Umum > klik Baru.

Kemudian input transaksi seperti gambar  diatas, jika detail transaksi sudah lengkap diisi  klik tombol Transaksi Berulang yang akan tampil seperti ini;

Setelah itu input transaksi reccuring sesuai keinginan.

Keterangan Formulir Recurring Transaction;

  1. Periode : Rentang/jeda waktu perulangan
  2. Berapa Kali : Jumlah perulangan yang akan dibuat (termasuk transaksi pertamanya)
  3. Masukkan Nomor Faktur : Jika option ini dicentang, maka nomor invoice yang diiisikan dibagian detail (kolom mulai dari) akan diset menjadi nomor Transaksi Perulangannya, jika tidak dicentang,makan nomor transaksinya mengikuri auto counting yang didapat.
  4. Telah Dilaksanakan : Jika sudah dicentang, maka artinya sudah transaksinya sudah dibuat.

 

Cara Menggunakan Fitur Uang Muka / Down Payment Penjualan melalui Pesanan Penjualan / SO

Berikut langkah-langkah mencatat Uang Muka atau Down Payment penjualan dari modul Pesanan Penjualan (SO) ;

  • Buat Pesanan Penjualan (SO) dari menu Jalan Pintas  >  Penjualan > Pesanan Penjualan atau dari menu Daftar > Penjualan > Pesanan Penjualan > Klik Baru (New), kemudian input informasi  transaksi berikut barang yang dipesan oleh pelanggan (customer).
  • Untuk menginput uang muka / DP di form transaksi tersebut silahkan klik tombol Uang Muka / Down Payment. Secara otomatis nanti akan membuat Faktur Penjualan / Sales Invoice dengan catatan di preferensi untuk akun uang muka penjualan sudah diisi. Jika belum diisi maka akan muncul notifikasi “Akun Uang Muka Penjualan belum ada di preferensi!” , oleh sebab itu di menu preferensinya  setting terlebih dahulu, di  akun standar mata uang untuk kolom akun uang muka penjualan diisi akun penampungnya. Biasanya akan tersebut diset ke Uang Muka Penjualan / Advance Sales dengan tipe Hutang Usaha / Account Payable yang ada di daftar akun.
  • Untuk mencatat  penerimaan Uang Muka / DP silahkan cek di form Penerimaan Penjualan / Sales Receipt. Silahkan ceklist dikolom bayar untuk invoice DP yang dibuat tadi lalu simpan dan keluar.
  • Jika di kemudian hari Pesanan Penjualan / SO tadi akan diproses ke Pengiriman Barang  / DO ataupun Faktur dari Pengiriman Barang  Sales Invoice from DO / Sales Invoice / SI , maka tarik SO tadi ke DO lalu ke Faktur dari Pengiriman Barang atau SO ke Faktur Penjualan langsung maka di fakturnya nilai uang muka akan terbawa sehingga nilai terutangnya nanti otomatis sudah dikurangi uang muka yang diterima.
  • Apabila nilai faktur sama dengan nilai uang muka / DP maka   faktur penjualan tidak akan muncul lagi di inputan  Penerimaan Pelanggan saat memilih pelanggan yang bersangkutan karena faktur sudah lunas dengan DP yang diterima.