Mensetting User Tidak Bisa Menyimpan Transaksi Barang Keluar Jika Stock Tidak Mencukupi

Berikut cara mensetting agar user tidak bisa menyimpan transaksi pengiriman barang / faktur penjualan jika stock barang tidak mencukupi. Klik Menu > Pengguna > Pengguna & Hak Akses maka akan muncul informasi seperti dibawah ini;

Pilih pengguna / user yang aksesnya akan disetting lalu klik ubah, buka tab penjualan di setingan “Kunci jika kuantitas barang kosong” dikolom akses unceklist. Setelah itu klik simpan.

Jika user tersebut sudah login, keluar dari aplikasi terlebih dahulu setelah itu login kembali.

Menampilkan Nama Barang Kedua untuk Hasil Print-an

Easy Accounting System menyediakan dua kolom untuk nama Barang, terkadang ada beberapa perusahaan saat membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order) ingin menggunakan nama barang lain, misalkan nama barangnya ingin menggunakan nama Inggrisnya karena pemasok (vendor) –nya dari Luar Negeri.

Berikut cara mensettingnya;
– Buka menu Laporan > Rancangan Formulir > pilih tipe templatenya Pesanan Pembelian lalu double klik nama rancangan yang ingin diedit.
– Klik Desain Manual lalu ke menu laporan > Variable > cari folder PO Detail double klik Item Description lalu cek dikolom ekspresinya dari <qryPODet.”ITEMOVDESC”> menjadi                           <qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″] setelah itu klik ceklist warna hijau (petunjuk no.3) untuk mengok-kan.


Langkah selanjutnya ganti variable yang dikolom Deskripsi Barang dari variable [Item Description] menjadi [qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″]. Simpan rancangan yang sudah diedit lalu ok-kan.

 

Silahkan tes priview hasil editan.

Tipe Barang : Persediaan, Non Persediaan dan Service

Easy Accounting System menyediakan Daftar Barang/Items yang dapat digunakan untuk mencatat data persediaan berupa barang dagang dan jasa yang Anda miliki dan juga sebagai master data untuk transaksi.

Tabel Daftar Barang/Items menampilkan informasi nomor barang, nama barang, jumlah kuantitas barang, harga jual dan tipe barang.

Jenis barang yang dapat dicatat Daftar pada tabel Barang/Items dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Inventory Part /Persediaan
Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Inventory Part /Persediaan jika barang yang digunakan merupakan barang dagang yang ditujukan untuk dijual kembali. Barang yang dapat dikategorikan ke dalam tipe Inventory Part, adalah barang yang mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  • Mempunyai informasi persediaan, yaitu kuantitas, biaya per satuan dan tempat barang disimpan/gudang dan riwayat barang tersebut dapat ditelusuri.
  • Barang tersebut dibeli/diproduksi untuk disimpan (sebagai stok) dengan tujuan untuk dijual kembali kepada pelanggan.
  • Pencatatan barang tersebut mempengaruhi akun persediaan barang tersebut dengan tipe barang persediaan.
  • Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang tersebut dapat secara otomatis dihitung dengan metode perhitungan harga pokok yang digunakan apakah metode FIFO (First In First Out) atau Rata-rata (Average).

2. Non Inventory Part/Non Persediaan
Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Barang Non Inventory Part/Non Persediaan jika barang yang digunakan merupakan barang yang ditujukan untuk dikonsumsi/dipakai sendiri. Barang yang dapat dikategorikan ke dalam tipe Non Inventory Part, adalah barang yang mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  • Tidak mempunyai informasi persediaan karena kuantitas, biaya per satuan dan tempat barang disimpan/gudang dan riwayat barang tersebut tidak ada.
  • Barang tersebut dibeli ditujukan untuk dikonsumsi/dipakai sendiri dan bukan untuk disimpan (sebagai stok).
  • Pencatatan barang tersebut mempengaruhi akun persediaan barang tersebut dengan tipe akun beban/expense.
  • Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang tersebut tidak dapat dihitung secara otomatis.

3. Service
Tipe Service khusus digunakan untuk mencatat jenis Jasa yang dijual kepada pelanggan. Pencatatan barang tipe Service akan mempengaruhi akun penjualan barang tersebut dengan tipe akun pendapatan/revenue.

Membuat Penyesuaian Barang saat Stock Opname Gudang

Biasanya setiap akhir bulan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli barang melakukan stock opname barang, berikut cara membuat penyesuaian barang antara stock yang di program ingin disamakan dengan stock fisiknya;

Mengurangi Stock yaitu stock di program lebih besar daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini otomatis akan muncul qty per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin dikurangi adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Menambah stock yaitu stock di program lebih kecil daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Centang nilai penyesuaiannya
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini dan Nilai Saat Ini otomatis akan muncul qty dan nilai barang per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Untuk kolom Nilai Baru, isikan nilai biaya barang (HPP) dari Qty baru dikalikan biaya per barangnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin ditambah adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Bagaimana Mengontrol Kebocoran Stok di Gudang?

Dalam aktivitas sebuah usaha, laporan persediaan memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil keputusan. Selain itu stok atau persediaan juga merupakan salah satu unsur yang sangat aktif dalam kegiatan perusahaan yang secara continue diperoleh, diproduksi, dan dijual. Kesalahan dalam pencatatan stok atau kebocoran stok akan mengakibatkan kesalahan dalam menentukan perolehan besarnya laba perusahaan. Selain itu periode penyimpanan stok yang ada di gudang juga akan mempengaruhi biaya yang memungkinkan terjadinya kerusakan sehingga menimbulkan kerugian.

ilustrasi kebocoran stok gudang

 

Mengelola stok barang dalam gudang dan memperlakukannya dengan baik dapat dilakukan dengan mudah, asal Anda tahu bagaimana mengelolanya dengan benar. Pada dasarnya beberapa aktivitas dalam gudang terdiri dari:

  • Administrasi, yaitu proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, mengendalikan dokumen, otorisasi, hingga pelaporan stok barang.
  • Penerimaan barang, merupakan prosedur bagaimana barang dagangan masuk ke gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan.
  • Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian agar barang tetap dalam kondisi baik.
  • Pengeluaran barang, yaitu sistem pengiriman dan keluarnya stok barang dari gudang karena adanya penjualan.

Jika usaha Anda masih dalam skala kecil atau menengah, pengawasan stok dapat Anda lakukan sendiri. Namun jika usaha Anda semakin berkembang dan stok semakin meningkat, maka Anda membutuhkan karyawan yang memiliki integritas tinggi untuk dapat mengelola stok di gudang. Hal ini karena kesalahan dalam mengelola stok akan menyebabkan kerugian besar, terlebih jika stok merupakan bahan yang bernilai tinggi.

Agar terhindar dari kebocoran stok di gudang, berikut beberapa langkah penting yang bisa dilakukan:

  1. Mengetahui dan mengenal dengan baik jenis barang yang disimpan beserta cara penanganannya.
  2. Menerapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang dapat memantau arus keluar-masuk stok barang.
  3. Menentukan cara dan prosedur penyimpanan ketika barang harus berada di gudang sebelum dikirim.
  4. Melakukan random cek secara berkala jika stok yang disimpan dalam beberapa jenis barang.

Pada dasarnya kegiatan mengelola stok di gudang ini nampak monoton. Namun bagaimanapun, pengelolaan gudang wajib diterapkan oleh perusahaan yang mengharuskan adanya stok barang. Agar dapat menjaga kondisi stok barang dan mengendalian perputarannya, maka dibutuhkan sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha. Sistem akuntansi juga harus diterapkan untuk mencegah terjadinya kebocoran stok di gudang. Penggunaan software akuntansi dalam hal pengelolaan stok akan banyak membantu dan meminimalkan kesalahan. Software akuntansi yang mampu mengakomodir kebutuhan tersebut adalah Easy Accounting System, yang mudah digunakan sehingga mengelola stok di gudang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

Demikianlah artikel ini dibuat semoga bermanfaat.

Untuk Informasi Lebih Lanjut mengenai Software Akuntansi EASY atau Download Gratis dan Demo Software EASY di Kantor Anda, Silahkan Menghubungi:

Novi Yanirahmawati

Telepon : 021 29666758/59
SMS / WA : 0838-771-771-19
Email : marketing@easyaccountingstore.com