Membuat Laporan Tersimpan

Berikut cara membuat laporan yang sudah dimodifikasi menjadi laporan tersimpan, agar saat kita ingin melihat kembali laporan yang sudah dimodifikasi kita tidak perlu memodifikasi ulang. Salah satu contoh laporan yang akan kita simpan adalah laporan Penjualan per Pelanggan – Rincian ;


Setelah dibuka dan dimodifikasi laporan seperti diatas, buat laporan menjadi laporan tersimpan.


Silahkan klik Customize lalu isi nama laporan sesuai dengan kebutuhan, lalu ceklist user siapa saja yang bisa melihat laporan tersebut. Lalu ceklist tipe laporannya kemudian klik tombol Save.

Membuat Retur Penjualan dan Pembelian dari Faktur yg tidak diinput di Easy

Berikut cara menginput retur penjualan dan retur pembelian atas faktur yang tidak diinput di Easy, jadi faktur tersebut dibuat sebelum menggunakan Easy :

Pastikan setingan preferensi menginput retur penjualan dan retur pembelian dari faktur kosong sudah disetting, dari menu Alat Bantu > Preferensi > Retur Penjualan dan Pembelian > ceklist kolom Membuat Retur Penjualan dengan Faktur Kosong dan Membuat Retur Pembelian dengan Faktur Kosong.

Setelah itu buat retur penjualan dan retur pembeliannya ;

–           Buat Retur Penjualan dari menu Jalan Pintas > Retur Penjualan atau Daftar > Penjualan >  Retur Penjualan  kemudian pilih pelanggan yang dimaksud, isi no. retur, tgl retur, kosongkon kolom no. faktur, lalu pilih barang yang diretur dari kolom no. barang, Qty dan Harga Satuan isi  sesuai yang diretur, setelah itu klik tombol Simpan dan Keluar. Nanti akan muncul notifikasi “Sistem Otomatis membuat Faktur dengan Nomor : AutoPR-xxx” klik Ok. Di sini nilai Persediaan mengambil dari persediaan masuk sesuai harga terakhir barang masuk tersebut.

–           Buat Retur Pembelian dari menu Jalan Pintas > Retur Pembelian atau Daftar> Pembelian > Retur Pembelian kemudian pilih pemasok yang dimaksud, isi no. retur, tgl retur,  kosongkon kolom no. faktur, lalu pilih barang yang diretur dari kolom no. barang, Qty dan Harga Satuan isi  sesuai yang diretur, setelah itu klik tombol Simpan dan Keluar. Nanti akan muncul notifikasi “Sistem Otomatis membuat Faktur dengan Nomor : AutoPR-xxx” klik Ok.

Membuat Laporan Penjualan per Penjual / Salesman

Berikut cara memodifikasi laporan penjualan per Penjual / Salesman;


Laporan > Semua Laporan > Laporan Penjualan > Penjualan per Pelanggan Rincian lalu klik modifikasi ke tab Columns double klik folder penjual lalu ambil variable Nama Depan setelah itu kembali ke bagian Filters & Parameters > Selected Columns lalu ceklist informasi apa saja yang ingin ditampilkan.

Klik modifikasi kembali > ke tab Group > add Group Nama Depan Penjual posisi kolom Nama Depan Penjual dipindah ke paling atas menggunakan tanda panah hijau yang ada di samping kanan, kolom lain yg kolom show header dan footer masih tercentang unceklist. Lalu sorot kolom Nama Depan Penjual, dibagian Show header Nama Penjual diceklist dan untuk Show Footer di bagian kolom Jumlah, Nilai HPP dan Laba Kotor diceklist jika dibutuhkan. setelah itu ok-kan, maka tampilannya akan seperti ini.

Menampilkan Nama Barang Kedua untuk Hasil Print-an

Easy Accounting System menyediakan dua kolom untuk nama Barang, terkadang ada beberapa perusahaan saat membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order) ingin menggunakan nama barang lain, misalkan nama barangnya ingin menggunakan nama Inggrisnya karena pemasok (vendor) –nya dari Luar Negeri.

Berikut cara mensettingnya;
– Buka menu Laporan > Rancangan Formulir > pilih tipe templatenya Pesanan Pembelian lalu double klik nama rancangan yang ingin diedit.
– Klik Desain Manual lalu ke menu laporan > Variable > cari folder PO Detail double klik Item Description lalu cek dikolom ekspresinya dari <qryPODet.”ITEMOVDESC”> menjadi                           <qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″] setelah itu klik ceklist warna hijau (petunjuk no.3) untuk mengok-kan.


Langkah selanjutnya ganti variable yang dikolom Deskripsi Barang dari variable [Item Description] menjadi [qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″]. Simpan rancangan yang sudah diedit lalu ok-kan.

 

Silahkan tes priview hasil editan.

Tipe Barang : Persediaan, Non Persediaan dan Service

Easy Accounting System menyediakan Daftar Barang/Items yang dapat digunakan untuk mencatat data persediaan berupa barang dagang dan jasa yang Anda miliki dan juga sebagai master data untuk transaksi.

Tabel Daftar Barang/Items menampilkan informasi nomor barang, nama barang, jumlah kuantitas barang, harga jual dan tipe barang.

Jenis barang yang dapat dicatat Daftar pada tabel Barang/Items dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Inventory Part /Persediaan
Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Inventory Part /Persediaan jika barang yang digunakan merupakan barang dagang yang ditujukan untuk dijual kembali. Barang yang dapat dikategorikan ke dalam tipe Inventory Part, adalah barang yang mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  • Mempunyai informasi persediaan, yaitu kuantitas, biaya per satuan dan tempat barang disimpan/gudang dan riwayat barang tersebut dapat ditelusuri.
  • Barang tersebut dibeli/diproduksi untuk disimpan (sebagai stok) dengan tujuan untuk dijual kembali kepada pelanggan.
  • Pencatatan barang tersebut mempengaruhi akun persediaan barang tersebut dengan tipe barang persediaan.
  • Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang tersebut dapat secara otomatis dihitung dengan metode perhitungan harga pokok yang digunakan apakah metode FIFO (First In First Out) atau Rata-rata (Average).

2. Non Inventory Part/Non Persediaan
Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Barang Non Inventory Part/Non Persediaan jika barang yang digunakan merupakan barang yang ditujukan untuk dikonsumsi/dipakai sendiri. Barang yang dapat dikategorikan ke dalam tipe Non Inventory Part, adalah barang yang mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  • Tidak mempunyai informasi persediaan karena kuantitas, biaya per satuan dan tempat barang disimpan/gudang dan riwayat barang tersebut tidak ada.
  • Barang tersebut dibeli ditujukan untuk dikonsumsi/dipakai sendiri dan bukan untuk disimpan (sebagai stok).
  • Pencatatan barang tersebut mempengaruhi akun persediaan barang tersebut dengan tipe akun beban/expense.
  • Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang tersebut tidak dapat dihitung secara otomatis.

3. Service
Tipe Service khusus digunakan untuk mencatat jenis Jasa yang dijual kepada pelanggan. Pencatatan barang tipe Service akan mempengaruhi akun penjualan barang tersebut dengan tipe akun pendapatan/revenue.

Membuat Penyesuaian Barang saat Stock Opname Gudang

Biasanya setiap akhir bulan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli barang melakukan stock opname barang, berikut cara membuat penyesuaian barang antara stock yang di program ingin disamakan dengan stock fisiknya;

Mengurangi Stock yaitu stock di program lebih besar daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini otomatis akan muncul qty per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin dikurangi adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Menambah stock yaitu stock di program lebih kecil daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Centang nilai penyesuaiannya
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini dan Nilai Saat Ini otomatis akan muncul qty dan nilai barang per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Untuk kolom Nilai Baru, isikan nilai biaya barang (HPP) dari Qty baru dikalikan biaya per barangnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin ditambah adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Membuat Judul laporan Hanya Tampil di Halaman Pertama

Di tampilan laporan yang isinya lebih dari satu halaman, tampilan defaultnya menunjukkan bahwa header seperti nama perusahaan, judul laporan, tanggal dan kolom-kolom pada laporan akan muncul lagi di setiap halaman berikutnya, seperti gambar contoh laporan berikut;


Agar tidak memakan ruang dan lebih menghemat kertas, kita bisa memodifikasi laporannya supaya header di laporan tersebut hanya muncul di halaman pertama saja. Berikut cara memodifikasinya:

  • Pada tampilan preview laporan klik Modifikasi.
  • Lalu akan muncul kotak Format Laporan, silahkan Klik tab Headers/Footers.
  • Uncheck untuk bagian Show report header on each page dan Show column header on each page.
  • Jika sudah selesai modifikasi, klik tombol OK.

Mengedit Transaksi Recurring Yang Sudah Dibuat

Untuk mengedit transaksi recurring yang sudah dibuat, hapus terlebih dahulu reccuring yang sudah dibuat. Dari menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik kanan hapus. Kemudian buat kembali recurring yang baru.


Note : – Jika hanya ingin mengubah salah satu nilai transaksi berulangnya klik menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah . Akan memunculkan tampilan formulir recurring yang telah dibuat.

Kemudian double klik kolom transaksi yang akan diubah, akan membuka form transaksi recurring yang sudah dieksekusi. Setelah itu ubah nilainya sesuai keinginan, klik tombol simpan dan keluar.


Jika ingin mengubah semua nilai transaksi berulang yang belum dieksekusi, recurring yang lama hentikan terlebih dahulu lalu buat recurring baru. Ke menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah. Ceklist kolom Diihentikan lalu klik tombol Simpan dan Keluar.

Recurring Transaction Feature

Di Easy 3 fitur baru selain Uang Muka ada Recurring Transaction (Transaksi Berulang) yaitu
fitur yang dapat memudahkan Anda menginput transaksi di formulir transaksi tertentu dimana
informasinya selalu sama, hanya dibedakan tanggal dan keterangannya lainnya.
Berikut transaksi-transaksi yang dapat di Recurring:

  1. Transaksi Faktur Pembelian (Purchase Invoice)
  2. Transaksi Faktur Penjualan (Sales Invoice)
  3. Transaksi Jurnal Umum (Journal Voucher)
  4. Transaksi Pembayaran Lainnya (Other Payment)

Transaksi Reccuring berfungsi untuk menyimpan detail dari informasi transaksi yang akan dijadikan perulangan lalu diset akan dilakukan perulangan berapa kali dengan rentang /jeda waktu berapa lama.

Pada saat jatuh tempo transaksi recurring Easy tidak otomatis membuat transaksi perulangan atas transaksi yang direcurring tersebut, Easy hanya memberikan peringatan / reminder saat tranksasi tersebut jatuh tempo untuk diekskusi.

Sebagai contoh berikut ilustrasi transaksi recurring di jurnal umum / journal voucher, jika kita akan menginput beban kantor yang setiap bulan sama biayanya dan biaya tersebut harus dikeluarkan setiap bulannya.

Buat Jurnal Umum yang akan dijadikan transaksi reccuring, dari menu Jalan Pintas > Jurnal Umum atau dari Buku besar > Jurnal Umum > klik Baru.

Kemudian input transaksi seperti gambar  diatas, jika detail transaksi sudah lengkap diisi  klik tombol Transaksi Berulang yang akan tampil seperti ini;

Setelah itu input transaksi reccuring sesuai keinginan.

Keterangan Formulir Recurring Transaction;

  1. Periode : Rentang/jeda waktu perulangan
  2. Berapa Kali : Jumlah perulangan yang akan dibuat (termasuk transaksi pertamanya)
  3. Masukkan Nomor Faktur : Jika option ini dicentang, maka nomor invoice yang diiisikan dibagian detail (kolom mulai dari) akan diset menjadi nomor Transaksi Perulangannya, jika tidak dicentang,makan nomor transaksinya mengikuri auto counting yang didapat.
  4. Telah Dilaksanakan : Jika sudah dicentang, maka artinya sudah transaksinya sudah dibuat.

 

Cara Menggunakan Fitur Uang Muka / Down Payment Pembelian melalui Pesanan Pembelian / PO

Berikut langkah-langkah mencatat Uang Muka atau Down Payment pembelian  dari modul Pesanan Pembelian  (PO) ;

  • Buat Pesanan Pembelian (PO) dari menu Jalan Pintas  >  Pembelian > Pesanan Pembelian  atau dari menu Daftar > Pembelian  > Pesanan Pembelian > Klik Baru (New), kemudian input informasi  transaksi berikut barang yang akan dipesan  dari Pemasok (Vendor).
  • Untuk menginput uang muka / DP di form transaksi tersebut silahkan klik tombol Uang Muka / Down Payment. Secara otomatis nanti akan membuat Faktur Pembelian /  Purchase  Invoice uang muka dengan catatan di preferensi untuk akun uang muka pembelian sudah diisi. Jika belum diisi maka akan muncul notifikasi “Akun Uang Muka Pembelian  belum ada di preferensi!” , oleh sebab itu di menu preferensinya  setting terlebih dahulu, di  akun standar mata uang untuk kolom akun uang muka pembelian diisi akun penampungnya. Biasanya akan tersebut diset ke Uang Muka Pembelian  / Advance Purchase dengan tipe Piutang  Usaha / Account Receivable yang ada di daftar akun.
  • Untuk mencatat pembayaran  Uang Muka / DP silahkan cek di form Pembayaran Pembelian   / Purchase Payment. Silahkan ceklist dikolom bayar untuk invoice DP yang dibuat tadi lalu simpan dan keluar.
  • Jika di kemudian hari Pesanan Pembelian / PO tadi akan diproses ke Penerimaan  Barang  / RI  ataupun Faktur dari Penerimaan  Barang  Purchase Invoice from RI  / Purchase  Invoice / PI , maka tarik PO  tadi ke RI lalu ke Faktur dari Penerimaan Barang atau PO ke Faktur  Pembelian / PI  langsung maka di fakturnya nilai uang muka akan terbawa sehingga nilai terutangnya nanti otomatis sudah dikurangi uang muka yang dibayarkan ke Pemasok (Vendor).

 

Apabila nilai faktur sama dengan nilai uang muka / DP maka   faktur pembelian  tidak akan muncul lagi di menu Pembayaran Pembelian  saat memilih pemasok  yang bersangkutan karena faktur sudah lunas dengan DP yang dibayarkan.